Descubre cómo aumentar tu productividad para ser más eficiente
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¿Tienes a veces la sensación de que te es imposible hacer lo que te has propuesto? Hoy te desvelamos cómo aumentar y mejorar tu productividad en tu día a día.
Índice
- ¿Qué es la productividad?
- Elimina a los asesinos de la productividad para ser más eficiente
- 9 maneras de mejorar tu productividad
- Conclusiones
¿Qué es la productividad?
La productividad es la capacidad de llevar a cabo una o varias tareas en un periodo de tiempo determinado. Cuanto menos tiempo necesites para realizar esas tareas, más productivo serás.
Elimina a los asesinos de la productividad para ser más eficiente
Seguramente esta sensación te resulte familiar: el fin de semana está cada vez más cerca y pretendes aprovecharlo para hacer de una vez por todas las cosas que te habías propuesto desde hace semanas. Ha llegado la hora de retomar el ejercicio, hacer tu declaración de impuestos o limpiar tu casa a fondo.
Entonces llega el viernes y te lo pasas bebiendo con tus amigos hasta altas horas de la madrugada. El sábado acabas despertándote tarde y vagueando. Empieza a hacerse tarde y tus amigos te vuelven a llamar para preguntarte si quieres quedar. Piensas: ese plan tiene mucha mejor pinta que ponerse a hacer una declaración de la renta y ya estamos otra vez en las mismas… El día se ha acabado y has sido de todo menos productivo.
O a lo mejor te suena más el siguiente escenario laboral:
Tienes tanto que hacer que no sabes ni por dónde empezar. A ello se añaden además los correos electrónicos y los mensajes de tus compañeros que solo contribuyen a distraerte de lo que realmente importa.
Existe un sinnúmero de asesinos de la productividad. A continuación, hemos reunido los 6 más comunes y las maneras más eficaces para evitarlos.
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1. Falta de estructura
Uno de los mayores enemigos de la productividad es la falta de estructura. Ya sea en la vida privada como en la laboral, la falta de estructura provocará que las prioridades sean fijadas incorrectamente, que las tareas no se lleven a cabo eficientemente y que te distraigas con facilidad. Todo ello provoca que acabes haciendo las cosas menos importantes primero y que no hagas lo que realmente te habías propuesto.
Sigue leyendo para descubrir ejemplos con los que aprender cómo estructurarte mejor.
2. Procrastinación
Otro obstáculo para la productividad es la procrastinación o el hecho de aplazar las tareas menos agradables, pero más importantes. Llega un momento en que la presión de tiempo es tan grande que se hace imposible seguir aplazando tus obligaciones, lo que puede generar mucho estrés. Por ello te recomendamos que hagas las tareas más desagradables cuanto antes para poder olvidarte de ellas y relajarte mejor.
3. Estrés
¿Padeces estrés? Busca entonces las causas y trata de combatirlas. En el caso de que tengas estrés por una falta de estructura, trata de organizarte mejor. De ese modo no le darás ninguna oportunidad al estrés. En ocasiones no es tan fácil acabar con el estrés, por lo que deberás aprender a lidiar con él de la mejor manera posible.
Utiliza en ese caso técnicas de relajación para gestionar mejor el estrés.
4. Redes sociales
Otro obstáculo bien conocido son las redes sociales. Poco importa que sea Facebook, Instagram, Youtube o el Whatsapp; te conectas para ver si hay alguna novedad y media hora después te das cuenta de que has vuelto a perder el tiempo ojeando publicaciones y chateando con tus amigos. Las tareas que te habías marcado siguen entonces sin hacer.
5. Disponibilidad continua
Los smartphones y el internet en general ofrecen naturalmente muchas ventajas ya que constituyen una fuente inagotable de información disponible en todo momento y lugar. Ambas herramientas te permiten además contactar a todas horas con la gente por e-mail o a través del smartphone. Esta disponibilidad continua tiene sin embargo la desventaja de que te acabarás desconcentrando de las tareas más importantes.
6. Falta de descanso
La productividad está estrechamente relacionada con la autodisciplina. Con ello nos referimos a que deberás en ocasiones seguir sentado para acabar lo que te has propuesto, aunque no puedas concentrarte. El problema es que, si trabajas durante horas de forma ininterrumpida, tu concentración y tu productividad disminuirán inevitablemente. Por eso te recomendamos que hagas pausas de 5 a 10 minutos cada hora o de 20 o 30 minutos cada 2 o 3 horas si te resulta más eficaz.
7. Decir que sí en lugar de delegar
Es estupendo que estés siempre dispuesto a ayudar a tus amigos y compañeros de trabajo, pero en ocasiones es bueno saber decir que no. Si te muestras siempre dispuesto a ayudar hasta para las tareas más insignificantes, no podrás ocuparte de tus propias obligaciones y tu productividad se verá afectada. Aprende a valorar en qué tareas quieres ayudar y cuándo conviene decir que no.
9 maneras de mejorar tu productividad
Después de mostrarte los obstáculos para la productividad más comunes, te desvelamos cómo aumentar tu productividad todavía más.
1. Aprende a estructurarte
Una de las propiedades más determinantes para ser productivo consiste en contar con un método de trabajo estructurado. Escribe una lista con todas las cosas que debes hacer. Establece las prioridades de la lista con un máximo de 4 niveles y empieza por las más importantes. De ese modo tendrás una buena versión general de lo que te queda por hacer y, al mismo tiempo, podrás disfrutar de la agradable sensación de tachar aquellas tareas que ya han sido llevadas a cabo.
2. Créate una rutina positiva
Todos tenemos rutinas. Ya sea tomar café por las mañanas o echarte una siesta de media hora después de comer, nadie se libra de ellas. Es sin embargo necesario hacer la diferencia entre las rutinas negativas y las positivas.
Una rutina negativa extendida consiste en fumarse un cigarro justo después de levantarse. Esta costumbre ni es saludable ni te aporta energía para tu día. Meditar unos minutos justo después de levantarte te ayudará por el contario a organizar tus pensamientos y a concentrarte mejor.
3. Trabaja según el principio de Pareto
Según este principio, también conocido como la regla del 80:20, el 80 % de nuestros resultados pueden ser logrados con el 20 % de nuestro trabajo. Si trabajas siguiendo este principio, te centrarás únicamente en lo que realmente cuenta en lugar de perder el tiempo con cosas sin importancia.
4. Concéntrate en una sola cosa
Hasta hace un par de años, ser una persona multitarea era considerado como una característica infalible para mejorar la productividad. En la actualidad, los expertos en el tema consideran que para ser realmente productivo es necesario concentrarse en una sola cosa.
5. Duerme suficientes horas
Al dormir suficientes horas, tu cuerpo descansará mejor y te sentirás mucho más activo a lo largo del día. Esto tendrá evidentemente un impacto positivo en tu productividad, ya que podrás concentrarte mejor y llevar a cabo tus tareas con mayor rapidez.
6. Haz pausas activas
Si pasas mucho tiempo sentado en el trabajo, tu presión sanguínea decrecerá paulatinamente, por lo que serás más propenso a cansarte y a desconcentrarte. Si quieres reactivar tu circulación sanguínea, deberás hacer pausas activas regularmente. Ve por ejemplo a darte un paseo al aire libre. Con 10 o 15 minutos es suficiente.
7. Responde a los e-mails cuanto antes
Comprueba tu correo electrónico cada dos horas como mucho. Pero cuando lo hagas, responde a los e-mails inmediatamente. De ese modo estarás aligerando tu lista de quehaceres, evitarás tener que releer los correos recibidos y le facilitarás el trabajo a tus clientes y compañeros.
8. Márcate un plazo
Una manera eficaz de combatir la procrastinación consiste en marcarse plazos fijos. Seguramente te haya ocurrido ya que aplazas una tarea hasta que se te acaba el tiempo y te ves obligado a trabajar estresado. Si te fijas un plazo desde el principio, evitarás ese problema y seguramente habrás acabado antes del plazo que te hayas fijado.
9. Haz las cosas paso a paso
En los proyectos grandes ocurre con frecuencia que uno se siente abrumado y acaba por ignorar por donde empezar. Divide el proyecto en partes más pequeñas. Prepara una lista con aquello que debes hacer y ve realizando las tareas una por una.
Conclusiones
- Al elevar tu productividad llevarás tus tareas a cabo más rápidamente.
- Evita los asesinos de la productividad.
- Contar con un plan sólido y estructurado te ayudará a mejorar tu productividad.
- También es conveniente darle importancia al reposo.
- Aprende a delegar las tareas que puedan afectar a tu productividad.
Fuentes del artículo
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