Lista de tareas: cómo hacerla correctamente

Una lista de tareas te ayuda a estructurar tus planes y a incrementar la productividad; eso sí, siempre que la utilices de forma correcta. Lee el siguiente artículo y descubre cómo las listas de tareas pueden hacerte el día a día más fácil.

¿Qué es una lista de tareas?

Las listas de tareas son una de las herramientas más importantes de que puedes disponer para incrementar la productividad y estructurar mejor tu día a día. Esto explicaría por qué tantas personas serían incapaces de completar sus quehaceres diarios sin ayuda de una pequeña lista de ítems.

Una lista de tareas es, simplemente, una lista de cosas que hacer. En ella se apunta, punto por punto, todas aquellas tareas (ya sean de nuestro trabajo o de nuestra vida privada) de las que tenemos que hacernos cargo. Esta lista puede organizarse para un solo día, para una semana, o bien en forma de proyecto.

Las listas de tareas pueden organizarse para:

• Mostrar con claridad las diferentes tareas
• Establecer un orden de prioridades
• Registrar los éxitos que vamos completando

Las listas nos sirven para hacer una recopilación de las tareas que tenemos pendientes, ordenarlas según su importancia y marcarlas como completadas a medida que las realizamos. Esto nos proporciona una mejor visión de conjunto y nos facilita un mejor seguimiento de los éxitos que vamos consiguiendo.

¿Qué beneficios tiene hacer listas de tareas?

Todos sabemos lo importante que es para nuestra salud física y mental el evitar el estrés. Por ello, no debemos escatimar en esfuerzos ni estrategias para eliminar el estrés de nuestro día a día. En este sentido, una lista de tareas es un método tan sencillo como efectivo para protegernos de cualquier sobrecarga de tensiones, ya que nos permite analizar, negro sobre blanco y de un solo vistazo, cuáles son las tareas que debemos realizar durante el día. Asimismo, en una lista podemos también observar cuáles de estas tareas son más urgentes y cuáles pueden ser pospuestas en caso de que nos falte tiempo.

Cuando organizamos listas de tareas ocurren 2 cosas, principalmente:

1. Le das un respiro a tu memoria: Las tareas que quedan pendientes permanecen en nuestra cabeza y acaban por generar caos en la mente. Las listas de tareas nos liberan de estos pensamientos y nos ayudan a concentrarnos en las tareas que son realmente más prioritarias. Esto propicia, a su vez, el aumento de nuestra capacidad de concentración.
2. Activas tu sistema de recompensa cerebral: Al marcar la casilla de una tarea completada se activa nuestro sistema de recompensa cerebral, liberando dopamina, conocida como la hormona de la felicidad. Esto hace que nos sintamos más motivados y que trabajemos de forma más productiva.

Ventajas e inconvenientes de una lista de tareas

Las listas de tareas son realmente prácticas, aunque conllevan también una serie de desventajas a las que conviene echar un vistazo. Aquí tienes un resumen de las ventajas e inconvenientes de realizar una lista de tareas:

Ejemplos de listas de tareas

Existen diferentes opciones a la hora de organizar listas de tareas. Básicamente, puedes anotar tus tareas en una hoja de papel o en un post-it. También tu agenda es uno de los lugares en los que puedes escribir tu lista de quehaceres. Asimismo, otras excelentes opciones para llevar a cabo tus listas de tareas pueden ser hojas de Excel, alguna aplicación de móvil o en tu mismo smartphone.

Elige el lugar, medio o plataforma donde escribir tu lista de tareas que más se ajuste a tus quehaceres diarios. Si tienes por costumbre pasar mucho tiempo en la cocina, quizás deberías colocar tu lista sobre la puerta de la nevera. En caso de que suelas pasar un buen número de horas al día consultando diferentes pantallas, las listas digitales (en el móvil, ordenador, tableta…) son lo tuyo.

Podemos distinguir entre 3 tipos de listas de tareas:

• Listas de tareas diarias: en este formato anotamos las tareas ordenadas por su importancia o urgencia, de mayor a menor. Conforme vamos completando cada tarea, la marcamos con una cruz u otro signo.
• Listas de tareas ampliada: En este tipo de listas, además de las tareas en sí, anotamos también el tiempo aproximado que nos llevará completarlas. Estas listas resultan especialmente útiles cuando nos encontramos ante proyectos de cierto tamaño.
• Listas complejas de tareas: En este tipo de listas registramos toda la información posible relativa a cada tarea: desde los recursos que necesitaremos para completarlas hasta el tiempo estimado y otros factores a tener en cuenta. La desventaja de las listas complejas de tareas es que, en ocasiones, resulta fácil perder la visión de conjunto del proyecto. Por eso es primordial no perder en ningún momento la perspectiva de qué es lo esencial, para poder concentrarnos en ello. Este tipo de listas de tareas se suele emplear en proyectos en los que hay más de una persona involucrada.

Consejos para una lista de tareas

Para que una lista de tareas realmente nos facilite el día a día hemos de tener en cuenta un par de aspectos. Aquí te dejamos los mejores consejos par afrontar tu organización de tareas:

Sigue la regla del 1-3-5

Una de las primeras dificultades que encuentran algunas personas a la hora de realizar una lista de tareas es elegir qué tipo de tareas tiene sentido incluir dentro de ellas. En esta primera fase, la regla del 1-3-5 puede resultarnos útil.

Al principio de nuestra lista apuntaremos una sola tarea que será, no sólo la más importante, sino la que mayor tiempo necesita para ser completada. A continuación, anotaremos 3 tareas, también importantes, aunque algo menos urgentes que la primera. Después anotaremos 5 pequeñas tareas que, en caso de emergencia, podrían ser pospuestas para otro día.

Escribe tu lista de tareas por la noche o al principio de la semana

Son muchas las personas que redactan su lista de tareas a primera hora de la mañana, lo cual suena de lo más razonable, pero puede afectar a la productividad, ya que perdemos un tiempo precioso simplemente estableciendo las prioridades. En lugar de ello, conviene que nos acostumbremos a redactar nuestra lista a última hora de la tarde, como parte de nuestra rutina vespertina. Es en este momento del día cuando solemos tener en la cabeza todas aquellas tareas de las que tenemos pendiente ocuparnos, con lo que evitaremos olvidarnos de cosas importantes. De esta forma podremos irnos a la cama relajados y comenzar el día siguiente de lo más frescos y productivos.

La otra posibilidad es redactar nuestra lista a principios de la semana para establecer el plan de los siguientes siete días. En este caso tendremos la ventaja de contemplar una visión general del plan semanal, al que podemos ir introduciendo cambios rápidamente, conforme vayan surgiendo imprevistos.

Prioriza tus tareas con cabeza

Lo más importante de una lista de tareas es saber priorizar las tareas que tenemos pendientes. Simplemente escribir las tareas en una hoja de papel sin ningún orden no nos resultará de gran ayuda. Haciendo esto corremos el riesgo de ir completando las tareas que mejor nos hacen sentir, en lugar de afrontar aquellas tareas que requieren de una mayor urgencia.

A la hora de establecer las prioridades podemos ayudarnos de lo que se denomina la matriz de Eisenhower, dividiendo las tareas en las siguientes categorías:

• Tareas A (urgentes e importantes): Tareas de las que hemos de ocuparnos inmediatamente.
• Tareas B (importantes, pero no urgentes): Este tipo de tareas suele ser de carácter extenso y a largo plazo. Podemos ocuparnos de ellas un poco más tarde o, simplemente, delegarlas.
• Tareas C (urgentes, pero no importantes): Estas tareas podemos, en el mejor de los casos, delegarlas o dedicarles un pequeño espacio de tiempo cada día.
• Tareas D (ni urgentes ni importantes): Estas tareas suelen ser de poca importancia y podemos ocuparnos de ellas en caso de que nos quede algo de tiempo una vez completado el resto de tareas.

Si a la matriz de Eisenhower le aplicamos, además, la regla del 1-3-5, la lista de tareas quedaría organizada de la siguiente forma:

1. Tarea A: Preparar la reunión
2. Tarea B: Organizar la presentación
3. Tarea C: Cancelar el viaje
4. Tarea C: Pagar las facturas
5. Tarea B: Organizar la presentación
6. Tarea B: Organizar la presentación
7. Tarea B: Organizar la presentación
8. Tarea C: Archivar las facturas
9. Tarea D: Encargar material de oficina

Divide las tareas grandes en tareas más pequeñas

Cuando nuestras tareas son tan grandes que sólo podemos ocuparnos de una o dos de ellas al día, es fácil que surja en nosotros la frustración. Trata, pues, de convertir esa gran tarea en varias tareas de menor tamaño. Por poner ejemplo, imagina que debes organizar tu próxima mudanza; lo primero que debes evitar es anotar “mudanza” como tarea a realizar. En lugar de ello, convierte a esa mastodóntica tarea en varios pequeños ítems: “contactar empresa de mudanzas”, “conseguir cajas de cartón”, “deshacerte de viejos muebles”, etc.

Importante: No establezcas tareas demasiado pequeñas o detallistas, pues corres el riesgo de acabar teniendo una lista interminable. Esto, por supuesto, también acaba conllevando frustración. Acostúmbrate a ocuparte inmediatamente de todas aquellas tareas que requieren menos de 5 minutos para ser completadas y evita, por tanto, incluirlas en ninguna lista.

No utilices tu lista de tareas como agenda

Excluye las citas o fechas importantes de tu lista de tareas, pues hacen que ésta sea más bien confusa. Por supuesto, puedes apuntar tu lista de tareas en una agenda, pero no mezcles ambos formatos. Te recomendamos consultar tu agenda antes de ponerte a organizar tu lista de tareas, pues de este modo tendrás una visión general de la disponibilidad y el tiempo que tienes, así como lo realista de las tareas que quieres incluir en la lista.

Conclusiones

• Las listas de tareas son una importante herramienta para incrementar la productividad y el nivel de estructuración en nuestro día a día.
• Las listas de tareas nos muestran claramente la prioridad de nuestras diferentes tareas, así como los progresos que vamos consiguiendo.
• Las mayores ventajas de una lista de tareas: aligeramos nuestra carga mental y activamos nuestro sistema de recompensa cerebral.
• Es importante no sobrecargar las listas de tareas y establecer unas prioridades claras.
• Las listas de tareas deberían escribirse a última hora de la tarde, para empezar a completarse al día siguiente, o al principio de una semana, para organizar los siguientes siete días.
• Una lista de tareas ha de ser realista, con tareas pequeñas, pero sin incluir aquéllas que requieran de menos de 5 minutos.

Fuentes del artículo

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